籌備會議

台大B65 四十重聚工作小組會議
第五次籌備會議紀錄
開會時間:9/19 下午2:00至5:30
開會地點:尊賢館莫凡比冰淇淋公館店
出席人員
1. 洪肇勳(森林)
2. 劉寧(校友中心)
3. 曹國倩 (醫技)
4. 吳紀聖 (化工系)
5. 楊維敏(中文)
6. 孫金鼎(法律)
7.張芬芬(法律法學)
8.邱益賢(經濟系)
9·黃金澤(商學會計)
10.王鴻龍(數學)
11.倪國華(地質)
12.王絲幸(園藝)
13.林志威(森林)
14.陳紹寬(畜牧)
15.鄭明典( 大氣)
16.陳敏慧(牙醫)
17.林莉學長
會議決議活動流程與餐會紀念品事項如下:
1,紀念品製作完畢,桌椅、水杯、紅酒杯、名牌等,依進度洽談承包廠商。
2,紀念品一組包括馬克杯、環保餐具,馬克杯是黑色瓷杯、玫瑰金燙金字,高雅大方!可以單獨訂購,ㄧ組$600。若有不能參加重聚的同學想留作紀念,或贈送師長、學長,歡迎訂購。
3,當天有10組血壓計現場摸彩,採購買摸彩卷方式參加。ㄧ張摸彩卷$500、兩張$1000...以此類推,多買中獎機會大!所有摸彩卷所得,均捐給母校,表達我們的敬愛與感恩!歡迎大家踴躍參與!
4,為分散11/15報到人流,名牌請各系聯絡人統一領取,同學們到場後,請找聯絡人領取名牌。
5,有關現場對海外直播問題,考慮效益,決定不採取舞台大直播方式。請各系自行進行網路直播,因為都是老同學,應該會更親切熱鬧!
6,當晚9:00結束,現場大合唱「戀曲1980」。
7,11/10號會再發詳細流程及現場導流等資訊,務必盡量做到服務同學,順利進場、用餐、歡聚!敬請期待!
                 



台大B65 四十重聚工作小組會議

                              會 議 記 錄


會議名稱

2020 四十重聚工作小組會議

總務組、聯絡組、活動組、財務組工作進度

報告





會議時間





2020/8/27 ()

會議地點

 

主席

 

記錄

 

出席人員

 

工作小組

進度會議記錄

籌備進度內容說明

負責人員

執行進度

預計完成日期

1. 針對很多同學們關心的經費使用問題,重點整理如下,請各系聯絡人向同學們說明:

(1) 收費2,000元,包含所有晚會活動支出。晚餐是經過訪價、考察;目前確定選用長榮桂冠的九宮格式豪華套餐,價值650(不含稅)(2) 內容是由該飯店18道菜餚中挑選cp值較高的9道精緻菜餚,口味兼顧江浙、廣式、台式並包括頂級甜點,但不含水果(原因是製作500份套餐需要時間,水果切片處理不易)

(3) 素食者亦提供九宮格豪華防疫套餐。

(4) 酒水:決定法國FR進口商直營紅酒,每一桌二瓶供應,並且每一位同學礦泉水一瓶。

 

 

 

2. 收費2,000元同時包括:體育館佈置、紀念品製作(一個印有重聚主題:疫見真情與傅鐘的杯子+小巧環保餐具,含筷子1雙、叉湯匙合一1)、舞台現場音效與佈置、攝影、海外直播連線、餐桌椅出租、海報、大圖輸出、下午茶水等等。

 

 

 

3. 由於11/15當日現場需要場控座位導引、紀念品發放、貴賓接待、協助解決同學們臨時提出的各種問題...不一而足這些工作只靠工作小組是無法照顧周全的各系聯絡人則要招呼自己系上同學因此為了怕現場控制不周全,考慮委請歷屆3040重聚的合作公關公司負責場控若訪價合理、提供的服務內容合乎我們的最大需求就會正式考慮請專業單位負責場控

 

 

 

4. 目前出席者每人一個名牌,已經有旅日學長:吳錫銘認捐全部製作經費,且支援人力派遣服務5員。非常感謝!

 

 

 

5. 海外直播除了供旅外同學同步觀看重聚現場,也預定安排旅居紐約、華盛頓DC、休士頓、舊金山、洛杉磯、土耳其同學現場上線和大家打招呼。 大家在雲端重聚同歡!
以上地點只是工作小組目前較有把握能找到同學上線的初步方案,歡迎聯絡人能找到更多海外同學加入,重聚將更熱鬧圓滿!

 

 

 

6. 依防疫SOP活動規則,在入場報到處,每人發放口罩一個、量額溫、實名制簽名、乾洗手(酒精)消毒。
同時非常感謝 王梅影(社會)提供600個彩色口罩贊助力挺!

 

 

 

7. 活動自16:00pm~18:00pm為午茶報到、自由敘舊。18:30pm正式開始校長、副校長致詞...等流程,21:00pm 結束清場。
詳細節目細化再請活動組準備完整後公告。

 

 

 

其他備註以上由 文宣組 整理(2020.08.28)





台大B65  四十重聚籌備會
第四次工作會議紀錄

會議名稱

2020 四十重聚第四次工作會議記錄


會議時間


2020/8/15 ()

會議地點

鹿鳴堂

主席

洪肇勳

記錄

楊維敏

出席人員

洪肇勳、楊維敏、吳錫銘、張小苑、曹昭懿、黃金澤、王鴻龍、曹國倩、張芬芬、陳瑞芬、劉堃祥、許亮標、

倪國華、劉寧、吳哲生

第四次工作會議記錄

籌備進度內容說明

負責人員

執行進度

預計完成日期

1. 人數:目前報名來自30個系所已報數360人,全部為60+系,以此為基礎,各系報名總數應可達500~600人,重聚如期舉辦機率極高。

 

 

 

2. 11/15()活動預計流程:

16:00pm

報到 茶會聯誼

18:00pm

晚餐

21:00pm

活動結束

21:30pm

清場完畢

活動組之詳細時刻表,下次會議提出報告。

 

 

 

3. 最後繳費完成時間為9/30(),每人NT$2,000元,眷屬、親友亦同。各系邀請的老師亦由該系負責分攤。積極展開校友募款捐助(匯至校友會可節稅是一大鼓勵) 

 

 

 

4. 餐具:視疫情改各別餐盒,具有防疫效果。總務組一個月內評估餐飲廠商與紀念品與建議。

 

 

 

5. 財務規劃:(無募款狀況,全以同學繳費支出。)

(1) 紀念品30萬,為刻有重聚LOGO及精神標語「疫見真情」的對杯一組。

(2) 餐飲支出:若600人,每人餐NT$800元,預估不足10萬元;若500人,每人餐NT$600元,預估不足6萬元。

(3) 體育館現場佈置:延續上午校慶大會,share約需30萬。

(4) 名牌製作:吳錫銘校友 贊助。

 

 

 

6. 若遇疫情或不可抗力事故停辦,退費標準依9/30()實際收到報名費與預算表編列。

 

 

 

7. 視訊網站正在規劃中,將供國內外無法出席重聚的同學觀看當日直播。

 

 

 

其他備註






台大B65  四十重聚籌備會
第三次工作會議紀錄

                               會 議 記 錄

會議名稱

2020 四十重聚第三次工作會議記錄


會議時間


2020/7/11 ()  14:30pm

會議地點

鹿鳴堂

主席

 

記錄

 

出席人員

 

第三次工作會議記錄

內容說明

負責人員

執行進度

預計完成日期

1. 根據總召與海外四系所同學於台灣時間10:00am視訊會議討論,出席各系代表也表示,海外同學雖有意願,但礙於疫情未明,參加機率不高。但仍期盼疫情緩解,海外同學能克服困難,回國共襄盛舉!參與是每一位B65同學的權益,更是國內同學的期盼:歡聚一堂、漪歟盛哉!

 

 

 

2. 依目前狀況,會以台灣同學參與為主,全力衝刺。根據7/11會議現場對18位系聯絡人所做調查,至少22(220)。若考慮所有班系,人數應更審慎樂觀。

 

 

 

3. 出席人數關係經費預算,是否啟動退場機制。因此,請各系聯絡人「務必」在8/15()以前,掌握同學是否參加重聚,做為籌備工作持續推動的重要依據。

 

 

 

4. 工作小組也會提供「投票系統」網址,供各系表達參加重聚的人數統計,設計完成即公布。

https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSfN7y-2zLNm1nmWmm0RLon-yHRcf-KGIoLlxv7yZmauJO--BA/viewform

 

 

 

5. 通過四十重聚精神標語「懷故敘新、疫見真情」,以及主logo並供製作紀念品使用。

 

 

 

6. 第四次工作會議時間,依例於每月第二個週六舉行,即815()下午14:30-17:00地點視報名出席人數決定後公布。

 

 

 

附件

  附件一:7/11()會議出席系所聯絡人名單。

  附件二:外文系與歷史系提出之退場機制書面建議。由外文系張同瑩出席提出。

鑒於今年疫情狀況延續,針對「退場機制」提出建議如下:
<台灣大學1976(B65)校友,經兩次籌備會,定於20201115(週六)舉辦四十重聚餐會,參加者應於830日繳交報名費NT$2,000元。>
() 如發生以下狀況之一,籌備會可宣布「不舉辦重聚餐會」。
1. 疫情拖延或惡化,政府維持入境台灣隔離(14)規定,無預定解除隔離日,致使海外同學毫無機會加。
2. 確定參加並於830日繳交報名費給籌備會者最低門檻。
3. 由於國際局勢變數,政府宣布國家緊急狀態,或發生不可抗力事件,使大型集會風險無法掌控,或台大校方不舉辦現場校慶。
() 如籌備會宣布不如期舉辦本次餐會,應於宣布日以後30天內,召開會議討論。
     (1) 重辦聚會
         a. 直接取蕭B65全校性餐會,由各院系自行安排。
         b. 明年舉辦,仿東京奧運,依舊稱四十重聚。
         c. 以後再決定舉辦年度與日期,暫稱40+        
     (2) 已經繳交的參加費:
         a. 保留在本次重聚戶頭,為延期舉辦使用;或
         b. 捐給校友中心,下次舉辦時,重新募款
         c. 退回給每系聯絡人。
     (3) 籌備會組織:
         a. 本籌備會完全解散。
         b. 籌備會成立留守小組,做為與校友中心與各系的聯絡窗口。
        各系聯絡人與投票代表性:因應疫情,籌備會之決議,採開會現場投票與網路投票合併,有同等效力,網路投票截止
        日期以台北時區為準。B65各系,一系一票,由聯絡人實名投票,以多數決定案。大系可以有2票,如大系有分組可以 
        分組投票。外文系與歷史系共同提出之退場機制書面建議,由外文系張同瑩出席提出。 (2020711) 

 



台大B65  四十重聚籌備會
第二次系所聯絡人會議結論

                             會 議 記 錄

會議名稱

台大B65第二次四十重聚籌備會


會議時間


2020/6/13 ()

會議地點

鹿鳴堂

主席

 

記錄

 

出席人員

 

第二次系所聯絡人會議結論

內容說明

負責人員

執行進度

預計完成日期

1. 報告上次2/25會議記錄決議進展(見記事本)

 

 

 

2. 確認11/15活動正常舉行,開始啓動籌備事宜。

 

 

 

3. 公告、發佈新聞內文(再細修縮短)

 

 

 

4. 收費標準:每人二千,可攜眷與邀請老師。以系為單位向財務組報名(人數)並繳費。一桌為坐11~12位。匯款帳號/預算由財務組於六月底前公布;並接受捐款。需收據節稅者,可以透過校友總會基金會,但是會扣除5%手續費。

 

 

 

5. 報名起始與截止時間:7/18/31

 

 

 

6. 各組之組長/副組長、組織成員確認與工作分配:並歡迎大家選組加入參與。

 

 

 

7. 校友中心分享過去的費用情況參考,由財務組研擬預算書。禮品視預算編列金額再決定。

 

 

 

8. 未來一月一次籌備會進度報告:每月第二週六下午。

 

 

 

9. 繼續由各系協尋失聯同學與維護校友名單資安。

 

 

 

10. 臨時動議:若有疫情時的退場機制,下次會議討論。

 

 

 

11. 七月會議時間:7/11()下午14:30pm17:00pm

 

 

 

其他備註